“Ah, tidak, kami trauma dengan IT!”
Itulah yang diungkapkan seorang direksi sebuah organisasi besar berskala Nasional. Dengan ambisi menjadi organisasi kelas dunia, mereka pernah menginvestasikan banyak dana ke IT, tetapi hasilnya mengecewakan. Salah satu investasi besar mereka adalah pembuatan IT Blueprint, yang akhirnya hanya menjadi tumpukan dokumen tebal tanpa manfaat nyata.
Kenapa hal ini bisa terjadi?
Ada banyak alasan. Mulai dari kualitas perencanaan yang kurang baik, tidak adanya tindak lanjut yang jelas, hingga eksekusi yang lemah. Perencanaan adalah langkah awal yang penting, tetapi itu bukan tujuan akhir. Perencanaan seharusnya menjadi panduan yang diikuti dengan tindakan nyata untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Apa yang Harus Dilakukan Setelah Perencanaan IT Selesai?
- Sosialisasikan Perencanaan ke Semua Pihak
Setelah perencanaan selesai, langkah pertama adalah memastikan seluruh organisasi memahaminya. Gunakan berbagai cara seperti laporan berkala, portal intranet, rapat rutin, atau buletin. Komunikasi ini harus berlangsung terus-menerus agar semua pihak memahami dan mendukung implementasi rencana. - Tindak Lanjut dengan Rencana Detail
Setiap inisiatif yang ada dalam perencanaan harus diikuti dengan langkah-langkah konkret, seperti:- Menyusun rencana proyek.
- Mengalokasikan sumber daya manusia.
- Menyiapkan dokumen Request for Proposal (RFP) jika melibatkan pihak ketiga.
- Memilih produk dan vendor yang sesuai. Langkah ini memastikan setiap inisiatif berjalan sesuai tujuan.
- Kelola Perubahan dengan Leadership yang Kuat
Pelaksanaan IT sering membawa perubahan besar pada organisasi. Dibutuhkan kepemimpinan yang kuat untuk memastikan perubahan ini diterima dengan baik oleh tim. Dukung pegawai agar mereka dapat beradaptasi dengan perubahan yang terjadi. - Ukur dan Evaluasi Kinerja
Mengukur kinerja adalah kunci sukses implementasi. Tanpa pengukuran, sulit untuk mengetahui apakah rencana berjalan sesuai target. Pastikan kinerja ini dikaitkan dengan sistem manajemen organisasi, dan publikasikan hasilnya secara rutin. Jika diperlukan, evaluasi kembali dan lakukan penyesuaian berdasarkan perubahan bisnis atau teknologi.
Baca juga: Apa itu COBIT Framework?
Komitmen adalah Kunci
Sekali perencanaan dibuat, komitmen untuk melaksanakan menjadi hal utama. Jangan mudah mengubah rencana kecuali benar-benar diperlukan. Fokus pada implementasi dan raih hasil jangka panjang yang menguntungkan bagi organisasi.
Jangan biarkan perencanaan hanya menjadi dokumen yang tersimpan di rak arsip. Jadikan rencana tersebut sebagai alat untuk mencapai tujuan besar organisasi Anda.
