Article

Banyak studi menunjukkan bahwa bagian terpenting dari proyek ERP (Enterprise Resource Planning) bukanlah dalam memilih perangkat keras atau produk perangkat lunak ERP yang akan digunakan. Bagian paling vital dari proyek ERP adalah tahap implementasi itu sendiri. Ini adalah fase di mana biaya, sumber daya, waktu, serta berbagai isu muncul dan mempengaruhi hasil akhir proyek. Implementasi adalah tahap paling kritis yang menentukan apakah proyek akan membawa manfaat bagi perusahaan atau justru berakhir dengan kegagalan.

Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan sering kali diabaikan, padahal peranannya sangat penting. Sistem ERP bekerja seiring dengan proses bisnis, sehingga ketika proses bisnis yang berjalan di perusahaan berbeda dengan proses bisnis yang diadopsi oleh ERP, perusahaan harus memilih antara merekayasa ulang proses bisnis agar sesuai dengan sistem ERP, atau mengustomisasi ERP untuk menyesuaikan dengan proses yang sudah ada. Pada proyek implementasi yang kompleks, keputusan ini sering muncul berkali-kali dan harus dikelola dengan manajemen perubahan yang tepat. Pengelolaan perubahan yang kurang memadai dapat menyebabkan:

• Penggunaan sistem yang tidak optimal oleh pengguna: Pengguna yang tidak memahami perubahan setelah implementasi atau yang menolak sistem baru karena pendekatan yang salah dapat menyebabkan resistensi. Hal ini bisa dipicu oleh kurangnya pelibatan pengguna dalam proses implementasi, pendekatan komunikasi yang buruk, atau peningkatan beban kerja tanpa insentif tambahan.
• Penurunan kualitas sistem: Kustomisasi yang berlebihan dapat merusak stabilitas sistem ERP. Sistem yang awalnya “matang” bisa kehilangan kematangan jika terlalu banyak disesuaikan, dan hal ini dapat menyulitkan upgrade di masa mendatang.

Scope & Requirement Management

Kejelasan dan kesamaan persepsi tentang lingkup proyek dan detail kebutuhan sangat penting untuk keberhasilan implementasi. Risiko terkait faktor ini biasanya muncul sejak tahap awal perencanaan. Ketidakjelasan atau ketidaksesuaian ekspektasi antara perusahaan dan implementer dapat memicu masalah yang kompleks. Hal ini dapat berdampak pada:

• Kesalahpahaman tentang lingkup proyek: Ketidakjelasan latar belakang dan tujuan implementasi dapat menyebabkan perbedaan pandangan tentang lingkup proyek. Misalnya, implementasi ERP yang hanya dilakukan karena mengikuti tren atau untuk alasan yang tidak relevan dapat menghambat proyek.
• Perbedaan strategi pemilihan produk dan implementer: Kedalaman spesifikasi kebutuhan berbeda tergantung pada apakah perusahaan memilih strategi “multi-produk, multi-implementer” atau memilih produk terlebih dahulu sebelum menentukan implementernya.
• Proses seleksi yang terlalu singkat: Waktu yang tidak memadai dalam proses pemilihan dapat mengurangi optimalitas klarifikasi kebutuhan dan evaluasi penawaran.

Baca artikel selanjutnya: Pemahaman dan Penerapan Implementasi GRC

Data Migration & Conversion

Migrasi data sering kali mendapat perhatian yang terlambat dalam proyek implementasi ERP. Fokus biasanya terletak pada pengembangan dan konfigurasi sistem aplikasi, sedangkan aspek migrasi data baru diurus di akhir proyek. Permasalahan data ini sangat terasa jika perusahaan sebelumnya menggunakan sistem legacy. Risiko-risiko yang muncul meliputi:

• Perbedaan struktur data dan kompatibilitas: Sistem lama mungkin memiliki format data yang berbeda, sehingga memerlukan konversi yang rumit.
• Pengumpulan dan pembersihan data: Proses ini sering menjadi tanggung jawab pengguna yang mungkin tidak memiliki kapasitas yang cukup. Akibatnya, data yang dipindahkan bisa tidak lengkap atau salah, yang dapat merusak kepercayaan pengguna terhadap sistem baru.

Sumber Risiko Internal dan Eksternal

Selain risiko-risiko di atas, masih banyak faktor risiko lain yang perlu diperhatikan dalam implementasi ERP. Faktor risiko ini dapat bersumber dari internal organisasi maupun eksternal. Risiko internal bisa berupa strategi implementasi yang kurang jelas atau eksekusi yang buruk. Sementara itu, risiko eksternal dapat mencakup kondisi finansial implementer, perubahan regulasi, atau keadaan lain di luar kendali manajemen internal. Misalnya, implementer yang mengalami kesulitan keuangan atau restrukturisasi dapat mempengaruhi proyek secara signifikan, bahkan sampai menghentikan proses implementasi.

Mengelola Risiko dan Mengoptimalkan Implementasi

Mengelola risiko-risiko ini dengan cermat dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan implementasi ERP. Faktor-faktor seperti komitmen manajemen puncak, manajemen proyek yang kuat, manajemen perubahan yang efektif, kejelasan dalam lingkup dan kebutuhan, serta persiapan migrasi data yang baik harus diperhatikan. Implementasi ERP yang dikelola dengan baik dapat membawa integrasi dan efisiensi proses bisnis yang lebih baik, memberikan nilai tambah yang signifikan bagi perusahaan.

Jika kelima faktor risiko yang disebutkan di atas dapat dikelola dengan baik, potensi kegagalan implementasi dapat ditekan secara signifikan.