data governance
IT Governance IT Management

Data Governance: Sebuah Pengantar

MILLENNIA-SOLUSI.IDData Governance – Data pada dasarnya adalah representasi sesuatu yang dapat diobservasi, diukur, dibagi dan disimpan. Tidak ada informasi tanpa ada data. Dan tidak ada pengetahuan tanpa ada informasi. Tanpa data, maka aplikasi dan teknologi informasi menjadi dipertanyakan manfaatnya. Tanpa pengelolan data yang baik, maka dampak negatif yang berpotensi didapat organisasi bisa sangat besar. Oleh karena itu data merupakan aset penting organisasi, namun karena bentuknya yang tidak berbentuk fisik (intangible) maka ia seringkali tidak dikelola sebagai sesuatu yang bernilai. Ditambah lagi permasalahan seputar manajemen data ini bukanlah sesuatu yang sederhana. Ia cukup kompleks dan seringkali kurang dan sulit dipahami baik oleh orang Teknologi Informasi (TI) maupun bisnis.

Oleh karena itu perlu dibuat sebuah kerangka kerja yang dapat menjadi panduan baik bagi TI maupun bagi bisnis dalam tata kelola data atau Data Governance yang baik tersebut. Diantara pedoman yang paling dikenal luas adalah yang dirilis oleh DAMA International dengan DAMA Guide to the Data Management Body of Knowledge (DAMA-DMBOK2).

Pengertian Data Governance

DAMA-DMBOK2 mendefinisikan Data Governance (DG) dengan penerapan wewenang dan pengendalian (perencanaan, pemantauan, dan penegakan) atas pengelolaan aset data. Pada prinsipnya Data Governance ditujukan untuk memastikan bahwa data dalam sebuah organisasi dikelola secara tepat, sesuai dengan kebijakan dan best practices yang seharusnya.

Lingkup dan fokus dari suatu program Data Governance akan bergantung pada kebutuhan organisasi, tetapi program DG umumnya mencakup:

  • Strategi: pendefinisian, pengkomunikasian, dan pendorong eksekusi strategi data dan strategi tata kelola data.
  • Kebijakan: penetapan dan penegakan kebijakan terkait data dan manajemen metadata, akses, penggunaan, keamanan, dan kualitas
  • Standard dan Kualitas: pengaturan dan penegakan kualitas data dan standar arsitektur data.
  • Pengawasan: mekanisme pemantauan, audit, dan koreksi pada area-area penting yang terkait dengan kualitas, kebijakan, dan manajemen data.
  • Kepatuhan (compliance): pemastian organisasi dapat memenuhi peraturan dan persyaratan kepatuhan terkait data.
  • Manajemen Permasalahan (Issue Management): pengidentifikasian, pendefinisian, peningkatan, dan penyelesaikan masalah yang terkait dengan keamanan data, akses data, kualitas data, kepatuhan terhadap regulasi, kepemilikan data, kebijakan, standar, terminologi, atau prosedur-prosedur tata kelola data.
  • Inisiatif-inisiatif Manajemen Data: Upaya-upaya yang dilakukan untuk mendukung peningkatan manajemen data.
  • Penilaian Aset Data: penetapan standard dan proses untuk menentukan nilai bisnis dari setiap aset data secara konsisten.

Tujuan Data Governance

Adapun tujuan penerapan Data Governance adalah:

  1. Memungkinkan organisasi mengelola data sebagai aset.
  2. Mendefinisikan, menyetujui, mengkomunikasikan dan mengimplementasikan prinsip-prisip, kebijakan, prosedur, metrik, tool, dan tanggung jawab untuk pengelolaan data-data organisasi.
  3. Memantau dan menjadi pedoman dalam mematuhi kebijakan, penggunaan data, dan aktifitas-aktifitas manajemen.

Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, program Data Governance akan mengembangkan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur, menumbuhkan praktik-praktik pengelolaan data yang baik pada berbagai tingkatan di organisasi, dan memasukkannya pada upaya-upaya manajemen perubahan pada organisasi dalam rangka secara aktif mensosialisasikan terkait manfaat yang akan didapat dengan peningkatan tata kelola data serta kebiasaan-kebiasaan yang diperlukan untuk mengelola data sebagai sebuah aset penting organisasi.

Namun demikian penerapan Data Governance pada sebuah organisasi dapat berbeda cakupannya. Lingkup dari prorgram Data Governance akan bergantung kepada faktor-faktor utama sebagai berikut:

1.       Business Model

Tipe organisasi, sistem hirarki yang berlaku, serta lingkungan operasional pada sebuah organisasi/perusahaan akan menentukan lingkup program Data Governance yang akan diterapkan. Perusahaan yang merupakan sebuah holding dengan tipe bisnis yang seragam atau bervariasi tentu akan memengaruhi pula lingkup program Data Governance yang akan diterapkan.

2.       Konten yang akan dikelola

Tipe konten yang akan dikelola biasanya juga akan memengaruhi lingkup program DG pada sebuah organisasi. Hal ini mengingat tipe konten yang berbeda dapat memiliki siklus hidup yang berbeda pula sehingga membutuhkan pengelolaan yang berbeda pula.

3.       Tingkat federasi dari pengelolaan data

Sejauh mana tingkat federasi dari pengelolaan data yang diterapkan pada sebuah organisasi akan memengaruhi pula lingkup program DG. Beberapa faktor yang umumnya memengaruhi tingkat federasi pengelolaan data ini misalnya adalah skala perusahaan, merk, divisi, area/teritorial, kultur dan tingkat kematangan, dan sebagainya.

Pemicu Program DG UMUM

Pemicu program DG umumnya terdiri dari salah satu atau lebih dari beberapa pemicu sebagai berikut:

1.       Kepatuhan regulasi (regulatory compliance)

Tuntutan kepatuhan regulasi umumnya menjadi pendorong kuat bagi sebuah organisasi untuk menerapkan program DG.

2.       Master Data Management

Inisiatif master data management (MDM) ini menuntut penereapan program Data Governance. Hal ini mengingat MDM dituntut untuk menciptakan single source of truth dari data-data yang dikelola oleh perusahaan. Hal ini tidak mungkin dapat diwujudkan tanpa Data Governance yang baik.

3.       Kualitas Data

Kualitas data adalah tingkat sejauh mana data-data yang dikelola oleh organisasi itu akurat, lengkap, tepat waktu, konsisten dengan seluruh kebutuhan dan aturan bisnis, serta relevan untuk suatu penggunaan tertentu. Sehingga perbaikan kualitas data mendorong organisasi untuk menerapkan Data Governance dan juga MDM.

4.       Business Intelligence / Big Data Analytics

Perkembangan jenis, volume, dan kecepatan pertumbuhan data membuat sebuah kompleksitas tersendiri dalam pengelolaan dan pemanfaatan data sebagai aset perusahaan. Oleh karenanya Business Intelligence ataupun Big Data Analytics semakin dibutuhkan agar data-data yang melimpah dan tumbuh dengan cepat itu dapat dimanfaatkan secara optimal oleh organisasi. Namun demikian tuntutan tersebut juga melahirkan tuntutan untuk penerapan DG yang kuat pada organisasi. 

Setiap Organisasi tentu memiliki kebutuhan akan penerapan Data Governance yang baik, namun dampak pengelolaan data tersebut akan bergantung pada beragam faktor spesifik yang dimiliki oleh organisasi. Semakin kompleks data yang dimiliki maka dampak dari kesalahan dalam pengelolaan data akan semakin besar.

Baca juga artikel mengenai “Pendekatan Implementasi GRC

Kesimpulan

Data Governance data tidak dapat diimplementasikan dalam sekali jalan. Program DG membutuhkan perencanaan yang baik, tidak hanya untuk memperhitungkan perubahan organisasi, tetapi juga karena mencakup banyak kegiatan kompleks yang perlu dikoordinasikan. Kegiatan yang diprioritaskan pada tahap awal implementasi DG antara lain:

  1. Mendefinisikan prosedur tata kelola data yang diperlukan untuk memenuhi tujuan prioritas tinggi
  2. Menetapkan glosarium bisnis dan mendokumentasikan terminologi dan standar
  3. Koordinasi dengan Arsitektur Perusahaan dan Arsitektur Data untuk mendukung pemahaman yang lebih baik tentang data dan sistem
  4. Menetapkan nilai (valuasi) pada aset data untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan untuk meningkatkan pemahaman tentang peran yang dimainkan oleh data dalam keberhasilan organisasi.

Tantangan dalam penerapan Data Governance yang sangat penting adalah perubahan budaya organisasi. Sehingga program Data Governance tak boleh lupa untuk menyertakan komponen perubahan budaya dan dukungan kepemimpinan yang kuat. [msi/wakool.id]

One thought on “Data Governance: Sebuah Pengantar”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Open chat
Hello
Can we help you?